Főként a kkv szektor területén működő vállalkozásokat állítja dilemma elé, hogy bevezessenek-e raktárirányítási rendszert a raktár működésének optimalizálásához? A cikk sorozat második része ennek eldöntéséhez nyújt segítséget.

A kkv szektor cégei olykor észrevétlenül és gyorsan érnek el egy olyan fejlődési szakaszba, amikor az egész cégstruktúrát át kell hangolni, hogy ez ne legyen gátja a saját fejlődésüknek. Nincs ez másképpen a raktár területén sem. A növekvő áruforgalom és vevőszám kiszolgálására átalakítás nélkül egy ponton túl már képtelen az addigi logisztikai gyakorlat. A megnövekedett feladatok megfelelő irányítás nélkül lassan széttépik a raktár rendjét, egyre több lesz a téves kiszállítás, készlethiány – ezzel végső soron az elégedetlen vásárló. A legköltségesebb hiba egy cég életében pedig az elégedetlen kuncsaft! (Amennyiben nem olvasta a cikk első részét, érdemes itt kezdeni!)

Hiába a remek marketing és a profi értékesítő csapat, ha raktár a saját korlátai miatt képtelen lépést tartani a megnövekedett forgalommal.

Raktárirányítás – milyen irányokba fejleszthetünk?

A WMS (az angol Warehouse Management System kifejezés rövidítéséből) rendszerek feladata, hogy nyilvántartsa a készleteket és koordinálja az áru fizikai mozgatását, lehetőleg a raktári személyzet munkájának irányításával.

Akár hagyományos papír alapon, akár informatikai segédlettel dolgozunk a raktárban, két fő fajtája létezhet a raktárirányításnak. Az aktív és a passzív raktárirányítás, bár saját értelmezésünk szerint a passzív módszert nem nevezhetjük szó szoros értelemben valódi irányításnak.

Passzív raktárirányítás

Az áru fizikai mozgatása (betárolás, komissió, stb.) papír alapon vagy mobil informatikai eszközök segítségével történhet. Passzívnak nevezzük annak okán, hogy csak az adminisztrálás elvégzésére alkalmas. Az egyes tranzakciók (árumozgatás) megtörténtét utólagosan rögzítjük, nem irányítja a személyzet munkáját. A raktári személyzet azt rögzíti, hogy mit, milyen mennyiségben, honnan szedett ki vagy tárolt be.

Aktív raktárirányítás

Alapvető működésének célja, hogy a cikk, tárhely, mennyiség adatok alapján meghatározza, hogy a raktári személyzet melyik cikkeket, milyen mennyiségben, melyik tárhelyről és milyen sorrendben szedjen ki vagy éppen tároljon be. Ezzel képes a személyzet munkájának irányítására, figyelembe vehet specifikus elvárásokat (vevői vagy termelési), mint például

• a FIFO elv következetes betartása (a régebbi terméket szedjük ki először),
• szavatossági idővel szembeni vevő specifikus elvárások,
• sarzskezelés, stb.

Raktárirányítási rendszerek képességei

Üzleti logikában, paraméterezhetőségben és skálázhatóságban ma sokféle WMS rendszer megtalálható a piacon. Bármelyik mellett döntünk végül, az alábbi képességek maradéktalan meglétéhez feltétlenül ragaszkodjunk:

• A vállalat szempontjai szerint meghatározható módon képes irányítani a raktári árumozgató személyzet munkáját (paraméterezhető).
• Rugalmas tárhely kezelést képes biztosítani.
• WLAN (vezeték nélküli) hálózaton keresztül integráltan képes kezelni vonalkódos vagy RFID mobil adatgyűjtőket (az adatokat és utasításokat a tényleges árumozgatás időpontjában és helyén szolgáltatja/rögzíti).
• ERP (vállalatirányítási rendszer) része, vagy azzal, illetve más külső rendszerekkel képes transzparens módon adatot cserélni.
• Skálázható, testre szabható.

Raktárirányítási rendszer – milyen előnyöket várhatunk?

Az talán vita nélkül kijelenthető, hogy egy automatikus azonosításon alapuló WMS rendszer bevezetése valódi előnyökkel jár. Azonban milyen előnyökkel érdemes számolni, amikor egy ilyen nagyságrendű beruházás előtt állunk? Vannak minden raktár számára tapasztalható előnyök és „raktár specifikus” előnyök.

• Pontos és valós idejű készletnyilvántartás
• Gyorsabb és pontosabb adminisztráció (nem kell papírról rögzíteni az adatokat)
• Gyorsabb készletforgás
• Hatékonyabb raktári árumozgatás – csökkenő munkabérköltségek
• Nagyobb vevőelégedettség
• Nagyobb raktári kapacitás (raktár specifikus előny, cikkféleségek számától és forgalomtól függ)
• Alacsonyabb készletszint (raktár specifikus előny, cikkféleségek számától és forgalomtól függ)

Raktárirányítási rendszer – kinek van rá szüksége?

Önnek akkor érdemes WMS rendszer bevezetésén gondolkodnia, ha az alábbiak közül egy, vagy több ponton is a vállalatára ismer.

• Mindent egy adott munkatárs tud a raktárról ( pl. X.Y. tudja, hogy az adott cikk hol szokott lenni a raktárban. Hogyan fog működni a raktár, ha vele történik valami?)
• A raktár papíron adja le a bevett és kiadott termékek listáját, melyet valaki „az irodán felvisz a számítógépre”. Kétszeres hibázási lehetőség az adatfelvitelben, több napos késés a rögzítésben!
• Az értékesítők „berohangálnak a raktárba” megnézni, hogy milyen termékre tudnak rendelést felvenni (előzőből adódik, az értékesítő csak azt látja, hogy pár napja mi volt a készlet).
• Vannak téves kiszállítások (hibás azonosítás miatt nem azt kapta a vevő, amit rendelt).
• Késések vannak a kiszállításban.
• Sokszor előfordul, hogy „beragadnak” termékek, esetleg lejár a szavatossági idejük, mire megtalálják.
• A beszerzés gyakran „rárendel” a készletre, holott „elvileg még kellene lennie a raktárban belőle”.
• Úgy tűnik, hogy nagyobb raktárba kell költözni, vagy építeni kell új raktárat. A raktári személyzet folyton helyhiányra panaszkodik.
• Úgy tűnik, hogy bővíteni kell a raktári árumozgató személyzet létszámát, mert folyton kapacitáshiányra panaszkodnak (hatékonyabb irányított munkavégzés esetén kevesebb dolgozó is elegendő lehet).

Ha fentiek bármelyike, vagy akár több is előfordul a vállalat raktárában, akkor érdemes komolyan fontolóra venni a WMS rendszer bevezetését.

A raktárirányítás feladatait a legtöbb vállalatirányítási rendszer képtelen kielégítő módon kezelni. AZ ERP rendszerek legtöbb esetben az árukészletet pénzügyi-számviteli szempontból kezelik, nem az áru és árumozgatás fizikai kezelésére vannak felkészítve.

WMS rendszer bevezetése – mennyi idő alatt térül meg?

A megtérülés számításához több üzleti adatot is figyelembe kell venni. Pontos számításokat csak a komplett analízis alapján lehet elvégezni. Azonban a tapasztalatok azt mutatják, hogy a megtérülés általában 6 hónap és kettő év közé szokott esni, tehát a raktárirányítási rendszer bevezetése a jól és viszonylag gyorsan megtérülő beruházások közé tartozik.

A cikksorozat következő részében megvizsgáljuk, hogy hogyan érdemes bevezetni egy WMS rendszert.